SIG-TESTE

Atualização e manutenção dos dados organizacionais da UFLA no Sistema de Organização e Inovação Institucional do Governo Federal (SIORG), garantindo aderência à estrutura vigente e às normas da administração pública.

Elaboração de relatórios institucionais contendo informações detalhadas sobre a estrutura organizacional da UFLA, com dados atualizados do SIORG, vínculos hierárquicos, unidades administrativas e funções, para subsidiar processos de planejamento, gestão e prestação de contas.

Gestão da estrutura organizacional da instituição, criação, alteração ou extinção de unidades organizacionais, nos Sistemas de Informação da UFLA (SEI e SIGAdmin).

Ativação de unidades no SIGAdmin ou SEI para resgate de histórico ou documentos específicos.

Acompanhamento, registro e tramitação de documentos e processos administrativos no sistema Protocolo.Gov.br, assegurando controle e rastreabilidade institucional. O instrumento de registro e demanda utilizado é o SEI.

Atendimento às solicitações das unidades internas realizadas por meio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), incluindo cadastro, instrução, tramitação de processos, cadastro e vínculo de usuários às unidades administrativas e acadêmicas, desenvolvimento de modelos documentais no SEI, atualização/adequação de modelos documentais no SEI, atendimento e orientação aos usuários, criação de tipos de processo no SEI, atualização das datas de recessos e feriados no sistema.

Avaliação, classificação e organização de documentos físicos, conforme o Código de classificação e Tabela de Temporalidade do Poder Executivo Federal (Arquivo Nacional), visando à adequada gestão do acervo arquivístico institucional.

Separar e proceder conforme a legislação vigente para a eliminação, arquivo intermediário ou guarda permanente dos documentos.

Considera-se o procedimento de organização dos documentos não separados para eliminação. A organização envolve também a identificação dos documentos das caixas.

Elaboração da listagem de documentos aptos para eliminação, conforme o Código de classificação e a Tabela de Temporalidade do Poder Executivo Federal (Arquivo Nacional), incluindo classificação, avaliação e organização dos dados para validação e publicação.

Envio da LED para o Arquivo Nacional; Acompanhamento da solicitação de aprovação e eventuais revisões.

Envio da LED para aprovação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) para avaliação e delibração sobre o descarte.

Envio da LED aprovada pelo AN e pela a CPAD para aprovação do Reitor.

Publicação do Edital de Eliminação no Diário Oficial da União (DOU).

Participação em reuniões para estudo de casos, troca de informações, alinhamento e tomada de decisões.

Consolidação e formalização dos principais pontos discutidos, decisões tomadas e encaminhamentos definidos em reunião institucional, com envio aos participantes e arquivamento.

Elaboração de proposta institucional voltada à melhoria de processos organizacionais, com base em diagnóstico interno, estudos técnicos e reuniões com partes interessadas.

Participação nas reuniões da Comissão do PGD para acompanhamento, avaliação e orientação do programa na instituição.
Análise e orientação dos processos de execução do PGD, a fim de emitir Certificado de Conformidade para as unidades de Execução.

Registro, conferência e tramitação das solicitações de viagens institucionais da PROPLAG no sistema SCDP, incluindo verificação de conformidade, inserção de dados, envio para análise e aprovação, e prestação de contas.

Solicitação e aquisição de passagens aéreas nacionais e internacionais para atendimento às demandas da Universidade.

Atendimento a solicitações relacionadas à análise de cláusulas contratuais, aditivos, termos de referência e demais documentos vinculados à gestão de contratos.

Suporte aos fornecedores e às áreas técnicas demandantes da UFLA.

Elaboração de relatórios periódicos contendo análise da execução dos contratos administrativos sob responsabilidade da unidade, com informações sobre prazos, valores, desempenho do contratado, eventos críticos e recomendações de encaminhamentos.

Conferência e ateste da execução contratual e encaminhamento para pagamento.

Levantamento de documentos para instrução do processo de renovação contratual.

Atendimento às solicitações de cadastramento de usuários externos no SEI, incluindo análise do pedido, verificação da documentação e registro no sistema, garantindo acesso controlado e seguro à plataforma.

Estabelecer, manter atualizadas e divulgar as diretrizes, normas, manuais e procedimentos relacionados à gestão e operacionalização do SEI - UFLA e de seus módulos.

Apoiar e participar das ações de capacitação, realização de eventos e reuniões visando à uniformização de procedimentos de operacionalização do SEI.

Atuar, junto à Unidade Técnica do SEI, quanto à implantação de novos módulos no sistema, integração de outros sistemas e realização de auditorias nas bases de dados do sistema.

Atendimento a pedidos de consulta, acesso e cópia de documentos armazenados no Arquivo Central da UFLA, incluindo busca, identificação, recuperação e entrega ao solicitante, conforme normas de acesso e segurança da informação.

Guarda do documento após devolução.

Cadastro de documentos arquivísticos em planilha, com registro de dados essenciais como classificação, origem, datas-limite, assegurando controle e acesso adequado às informações.

Levantamento, registro e descrição dos tipos documentais produzidos e recebidos pelas unidades da UFLA, com identificação de suas características, gênero, palavras-chave, nível de acesso, utilização, tipo de assinatura, origem, como subsídio à gestão arquivística, classificação e aplicação da Tabela de Temporalidade.

Acompanhamento mensal sistemático dos dados de produção da gráfica, como volume de impressões, tempo de atendimento e demanda por unidade.

Acompanhamento do desempenho dos colaboradores da gráfica, com reuniões, coleta de informações, consolidação dos resultados e devolutiva à equipe.

Efetivação da eliminação de documentos aprovados para este fim, após o prazo prescricional do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos publicado no Diário Oficial da União.

Atividade realizada no Arquivo Central.